Yazı İşleri Müdürlüğü


Adı :

Hüseyin SERÇE

Görevi :

Yazı İşleri Müdürü

E-Mail :

huseyin.serce@battalgazi.bel.tr

1983 yılında Malatya ili Erenli Mahallesinde doğdu. Eğitimini sırasıyla; Erenli İlköğretim Okulu, Kale İzollu Lisesi ve 2007 yılında Anadolu Üniversitesi İşletme Bölümünde tamamladı. 2013 yılında başladığı İnönü Üniversitesi Sağlık İşletmeleri Yöneticiliğinde Yüksek Lisansına hala devam etmektedir.

2006 yılında Erenli Belediye Başkanlığında iş yaşamına başlamıştır. Hüseyin SERÇE çalışma hayatı boyunca çeşitli müdürlüklerde bulunmuştur. Bunlar; Muhasebe Müdürlüğü, Yazı İşleri Müdürlüğü, Ruhsat Müdürlüğü ve Emlak Müdürlüğüdür.

2010 yılına kadar mevcut çeşitli müdürlükleri yaptıktan sonra 2014 senesine kadar Tüm Müdürlükler görevini üstlenmiştir. Bu arada çeşitli eğitimlere katılmıştır (EBYS Eğitimi,Bütçe ve Muhasebe Eğitimi,İhale Mevzuatı Eğitim Programı,Personel Özlük ve Yazı İşleri Eğitimi,Bilgisayar İşletmenliği Operatör Programı ve RE-Organizasyon İSO Eğitimi).

2014 Mart ayında Malatya Battalgazi Belediyesine geçiş yaptı. 2015 Mayıs ayı itibari ile Yazı İşleri Müdürü ve İnsan Kaynakları Vekil Müdürü olarak görevini sürdürmektedir.

Hüseyin SERÇE evli ve bir çocuk babasıdır.

  • Görevleri
  • Alt Birimler
  • Dökümanlar
  • Hizmet Standartları
  • İletişim
Başlıksız Belge

T.C

BATTALGAZİ  BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİBÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, Battalgazi Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik; Battalgazi Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü´nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 inci maddesinin (b) bendi ve ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1)  Bu Yönetmeliğin uygulamasında;

a)  Başkan: Battalgazi Belediye Başkanını,

b)  Başkan Yardımcısı: Battalgazi Belediyesi Başkan Yardımcısını,

c)  Başkanlık: Battalgazi Belediye Başkanlığını,

ç)  Belediye: Battalgazi Belediyesini,

d)  Encümen: Battalgazi Belediye Encümenini,

e)  Meclis: Battalgazi Belediye Meclisini,

f)   Müdür: Battalgazi Belediyesi Yazı İşleri Müdürünü,

g)  Müdürlük: Battalgazi Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü,

ğ)  Personel: Battalgazi Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı çalışanları,

 ifade eder.

Temel ilkeler

MADDE 5- (1) Battalgazi Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü çalışmalarında;

a)   Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b)  Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c)   Hesap verebilirlik,

ç)   Kurum içi yönetimde ve İli ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d)  Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

e)   Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f)   Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik,

ilkelerini esas alır.

 

İKİNCİBÖLÜM

Kuruluş,İş İlişkileri, Personel ve Bağlılık

 

Kuruluş

MADDE 6- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu´nun 48 inci maddesindeki  hükmü gereğince kurulmuştur.

(2) Müdürlüğün birimleri şunlardır:

a)   Yazı İşleri Şefliği

1)  Meclis İşleri Birimi

2)  Encümen İşleri Birimi

b)  Genel Evrak Kayıt Birimi

1)  Gelen Giden Evrak

2)  Dilekçe Kabul

3)  BİMER

c)  Arşiv Birimi

 

İş ilişkileri

MADDE 7-(1) Müdürlüğün Belediye içindeki ilişkileri aşağıdaki şekildedir;

a)      Başkan ve Başkan Yardımcıları

b)      Belediye Müdürlükleri

(2) Müdürlüğün Belediye dışındaki ilişkileri aşağıdaki şekildedir;

a)      İlgili Bakanlıklar, Kurumlar ve Kuruluşlar

b)      Vatandaşlar

 

Personel

MADDE8- (1) Müdürlükte bir Müdür ile mer’i norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

           

Bağlılık

MADDE9-(1) Müdürlük, Başkana veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

 

Müdürlüğün görevleri

MADDE10-(1)Müdürlük, mahalli müşterek nitelikte olmak şartıyla aşağıdaki görevleri yürütür:

a)   Belediyeye gelen dilekçe ve evrakların kayıtlarını yaparak ilgili müdürlüklere sevk etmek, konu hakkında Başkan ve Başkan Yardımcılarına bilgi vermek,

b)  Belediye dışına gönderilecek evrakların yazışma kurallarını belirleyen esaslara uygunluğunu sağlamak ve bu evrakları göndermek,

c)   Belediye Meclisi ile ilgili 5393 sayılı Belediye Kanununda belirtilen görevlerin yerine getirilmesini takip etmek,

ç)   Meclis Kararlarını ilgili Müdürlüğe sevk etmek,

d)  Encümen toplantılarında sekretarya görevini yapmak,

e)   Encümen kararlarının kanunlara uygun olarak yazılmasını sağlamak,

f)   Kararları ilgili Müdürlüklere göndermek,

g)  Meclis işlerinde görevli elemanların çalışmalarını organize etmek ve yardımcı olmak,

ğ)  Belediye Meclisi´nin toplanması ile ilgili 5393 sayılı Belediye Kanununun 20 inci maddesinde belirtilen aylık toplantıların yapılması konusunda gereken işlemleri yerine getirmek.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 11- (1)Başkanlığın amaçları, prensip ve politikaları ile ilgili mevzuat ve Başkanın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Belediye sınırları içerisinde aşağıdaki görevleri yürütür:

a)   Başkanın ve/veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, mer´i mevzuat gereği Müdürlüğün sevk ve idaresini, organize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, işve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapmak,

b)  Kanunlar gereği ilgili dosya ve belgelerin düzenli arşivlenmesini sağlamak,

c)   Müdürlük ile ilgili hizmet içi eğitim çalışması yapmak ve ilgili müdürlük ile yıllık eğitim çalışmasını programlamak,

ç)   Başkanlık Makamından alacağı emirleri müdürlük personeline iletmek ve uygulanmasını izlemek,

d)  Meclis, Encümen ve Başkanlıkla ilgili her türlü yazışmaların, evrak kayıtlarının, kararların ve duyuruların yapılmasını ve gerekli Müdürlüklere gönderilmesini sağlamak,

e)   Belediyeye gelen ve gönderilecek olan her türlü evrakın kayıtlarının ve yazışmalarının yapılmasını, ilgili Müdürlüklere sevk edilmesini sağlamak, konu hakkında Başkan ve Başkan Yardımcılarına bilgi vermek,

f)   Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini ve önemini kaybeden evrakın kabul edilmiş usullere göre imha edilmesini sağlamak,

g)  Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati göstermek,

ğ)  Belediyenin amaç ve hedefleriyle değişen fırsatlar arasındaki uyumun korunması ve yönetilmesine destek vermek,

h)  Belediyenin Stratejik Planı çerçevesinde faaliyetlerini yürütmek,

ı)    Müdürlük birimleri arasında koordinasyonu sağlamak,

i)    Müdürlük personelinin performans durumunu izlemek, gerekli değerlendirmeleri yapmak, varsa ceza ve mükâfat için üst makamlara teklifte bulunmak,

j)    Personelinin disiplin ve sicil işlerini yapıp onaylamak,

k)  Birim arşivinin her türlü kontrol, muhafaza ve denetimini yapmak,

l)    Müdürlüğün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınması, korunması, genel bakım ve onarımlarının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,

(2) Müdür, 10 uncu maddede belirtilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, Başkanlık Makamı ile Başkanın görevlendirdiği Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

Yazı İşleri Şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 12- (1) Yazı İşleri Şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a) Müdürlüğün diğer müdürlük, kurum, kuruluş ve kişiler arasındaki yazışmalarını hazırlamak, evrak ve belgelerini kayıt etmek,

b) Meclis ve Encümen gündemlerini hazırlamak, bunlara ilişkin gündem dosyalarını düzenlemek bu dosyaları gündem sırasına göre numaralamak, karton içerisine sırayla yerleştirmek ve Müdüre sunmak,

c) Meclis ve Encümen toplantıları ile ilgili işlemleri yapmak, yoklama listesini oturumdan önce Meclis Başkanına teslim etmek ve oturumdan sonra Yoklama listesini tutanağa geçirmek,

ç) Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine teslim etmek,

d) Meclis Üyelerince Meclis Başkanlığına verilen soru önerge örneklerinin ilgili müdürlüğe gönderilmesini, gelen yanıtların Başkana sunulduktan sonra önerge sahibine iletilmesini sağlamak,

e) Encümene ait yazı ve kararları düzenlemek, yazmak, imza işlerini imza memuruna tamamlattırmak ve ilgili müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlamak,

f) Meclis kararlarını yazmak, yazılan ve imzası tamamlanan Meclis Kararlarını Büyükşehir Belediyesine onaylattıktan sonra Kaymakamlığa onaylatmak,

g) Kaymakamlıkça onaylanan Meclis Kararlarının ilgili müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlamak,

ğ) Encümen evrakını Karar Defterine kaydetmek, sonuçlarını sütunlarına işlemek, Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutmak, Encümen Karar Defterindeki imzaların tam olmasına ve eksik imzaların nedeninin yazılmasına özen göstermek,

h) Meclis ve Encümene ait karar, gündem ve Meclis Tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirilerek yasal süre içerisinde saklanmasına özen göstermek, kaybolan her türlü evraktan sorumlu olmak,

ı) Müdürlüğe ait her türlü evrakla, Meclis ve Encümene ait dosya, karar, tutanak, defter ve evrakı, mahkeme ile inceleme yapacak bilirkişilere ve ilgililere amirin yazılı emri ile vermek,

i) Evrakın uzun zaman kullanılması gerektiğinde, örnek çıkartılarak aslına uygun olduğunu onaylandıktan sonra, asıllar gelinceye kadar suretlerini dosyasında saklamak, yerlerine konulmasını ve korunmasını sağlamak,

            j) Belediyeye gelen ve giden evrakların kayıt edilmesi ve gelen evrakın havalesi yapıldıktan sonra, tekrar zimmet karşılığında ilgili birimlerle diğer kurum ve kuruluşlara iletilmesini sağlamak,

(1)     Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,

Evrak Kayıt Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 13- (1) Evrak Kayıt Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a) Başbakanlık İletişi Merkezinden e-posta yolu ile gelen şikâyetleri kabul etmek ve ilgili birimlere havalesini yapmak,

b) Gerekli bilgi ve belgeleri toplayarak en geç on beş gün içerisinde sisteme ve şikâyet sahibine bilgi vermek,

c) Belediyeye, kurum ve kuruluşlardan veya kişilerden gelen resmi evrakları bilgisayar ortamında Gelen Evrak Girişine kaydetmek, ilgili müdürlüklere zimmet karşılığı vermek,

ç) Müdürlüklerden cevaplanarak giden Kurum ve Kuruluşlara veya kişilere yazılan yazıları Giden Evrak Girişine kaydetmek ve ulaştırmak,

d) Cevaplanan tüm evrakların elden veya posta yolu ile gönderimini sağlamak,

e) Müdürün tarafından tevdi edilen görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmak,

f) Belediyeye kişilerden gelen talep ve şikâyetleri bilgisayar ortamında Dilekçe Kayıt Girişine kaydetmek, ilgili müdürlüklere havalesini yapmak,

g) Dilekçelerin on beş gün içerisinde cevaplanıp cevaplanmadığını kontrol etmek,

ğ) Cevaplanan dilekçelerin Giden Evrak Girişine kaydederek elden veya posta yolu ile gönderimini sağlamak.

Arşiv Biriminin görev ve sorumluluklar

MADDE 14- (1) Arşiv Biriminin görev ve sorumlulukları şunlardır:

a) Müdürlüğün görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklanmasını sağlamak,

b) Arşivde saklanan belgelerin standart dosya planına göre dosyalanıp ve arşiv sistemine göre korunmasını sağlamak,

c) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Personelin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 15- (1) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve talimatlar doğrultusunda gereken özen ve sürati göstererek yapar.

(2) Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm yetkileri kullanır.

(3)  Personel iş ve işlemlerden amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur.

(4)  Personel, görev tanımında yer almayan ancak amirleri tarafından göreviyle alakalı verilecek diğer görevleri de yerine getirir.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Planlama ve Koordinasyon

Planlama

MADDE 16- (1) Müdürlükteki iş ve işlemler, Stratejik Plana bağlı kalınarak yıllık plan doğrultusunda yürütülür.

 

Koordinasyon

MADDE 17-(1) Personel arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

(2)  Müdürlüğün yazışmaları Başkanın veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, Belediyenin diğer birimleriyle olan yazışmaları Müdürün imzası ile de yürütülebilir. İmza yetkisi devri hükümleri bu fıkradan istisnadır.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Ortak Hükümler

 

Genel sorumluluklar

MADDE 18- (1) Müdürlükte görev yapan personeller: 

a)        Görevlerini mevzuata uygun olarak yerine getirirler,

b)        Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,

c)        Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit davranır,

ç)        Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

d)        Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

e)         İş bölüşümü esasları dahilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

f)         Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,

g)        Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,

ğ)       Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,

h)       Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,

ı)         Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder.

 

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

            Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

            MADDE19- (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

            Yürürlük

            MADDE20-(1) Bu Yönetmelik hükümleri; 5393sayılı Kanunun 18 inci maddesinin  (m)bendi gereği Battalgazi Belediye Meclisinin onayından sonra Belediye Başkanı’nın imzası ile yayınlanarak yürürlüğe girer.

 

            Yürütme

            MADDE 21- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Battalgazi Belediye Başkanı yürütür.

 

  • Battalgazi Belediyesi Resmi Internet Sitesi
Başkan Kurumsal Battalgazi E-Belediye Güncel Hizmetlerimiz
•  Özgeçmişi •  Birimler •  Battalgazinin Tarihi •  Emlak İşlemleri •  Haberler •  Başvuru Takip
•  Başkanın Mesajları •  İlkelerimiz •  Battalgazide Kültür •  Duyuru ve İlanlar •  Öneri / Şikayet Formu
•  Başkana Mesaj •  Meclis Kararları •  Battalgazide Eğitim •  Foto Galeri •  Bilgi Edinme Formu
•  Başkan Foto Galeri •  Meclis Üyeleri •  Battalgazide Tarım •  Video Galeri
•  Başkanlarımız •  Demografik Yapısı •  Nöbetçi Eczaneler
•  Mali Raporlar •  Tarihi Eserler •  Vefat Edenler
•  Misyonumuz •  Mahallelerimiz Hava Durumu
•  Vizyonumuz •  Fotoğraflarla Battalgazi

İstiklal Mahallesi Şehit Fahri Koçyiğit Sokak No: 29 ( Vilayet Arkası ) 44100 // Battalgazi - MALATYA
0 422 323 63 66 Pbx :24-25-26 0 422 322 00 50