BATTALGAZİ BELEDİYESİ
BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI  YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç
MADDE1-(1) Bu Yönetmeliğin amacı; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, Battalgazi Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü´nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE2-(1) Bu Yönetmelik, Battalgazi Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü´nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE3-(1) Bu Yönetmelik 03.07.2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu´nun 15 inci maddesinin (b) bendi ve ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4-(1) Bu Yönetmeliğin uygulamasında;
a) Başkan: Battalgazi Belediye Başkanını,
b) Başkan Yardımcısı: Battalgazi Belediyesi Başkan Yardımcısını,
c) Başkanlık: Battalgazi Belediye Başkanlığını,
ç) Belediye: Battalgazi Belediyesini,
d) Encümen: Battalgazi Belediye Encümenini,
e) İlçe: Malatya İli Battalgazi İlçesini,
f) Meclis: Battalgazi Belediye Meclisini,
g) Müdür: Battalgazi Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü,
ğ)Müdürlük: Battalgazi Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,
h) Personel: Battalgazi Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı çalışanları, ifade eder.
Temel ilkeler
MADDE5-(1)Müdürlük, çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde ve İli ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
f) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
g) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, ilkelerini esas alır.

İKİNCİBÖLÜM
Kuruluş, İş İlişkileri, Personel ve Bağlılık
Kuruluş
MADDE 6-(1) Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü, ; Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm ve Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmeliğe  göre oluşturulmuştur.
(2)Müdürlüğün birimleri şunlardır:
a)   Halkla İlişkiler Birimi
b)   Basın Yayın Takip Birimi
c)   Evrak Kayıt ve Arşiv Birimi
İş ilişkileri
MADDE 7-(1)Müdürlüğün, Belediye içindeki ilişkileri aşağıdaki şekildedir.
a)     Başkan ve Başkan Yardımcıları Birimleri
b)     Belediye Bölüm Müdürlükleri
(2) Müdürlüğün, Belediye dışındaki ilişkileri aşağıdaki şekildedir.
a) İlgili bakanlıklar, kurumlar ve kuruluşlar
b) Vatandaşlar
Personel
MADDE8- (1) Müdürlükte, bir Müdür ile mer´i norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.
Bağlılık
MADDE9- (1)Müdürlük, Başkana veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE10-
(1) Müdürlük, mahalli müşterek nitelikte olmak şartıyla bünyesindeki birimlerde yazılı olarak belirtilen iş ve işlemleri yürütür.
(2) Müdürlük, Belediyenin basın yayın ve halkla ilişkiler ile alâkalı iş ve işlemlerinin yerine getirilmesinde ilgili mevzuat dâhilinde yetkilidir.
(3) Müdürlük, iş ve işlemlerin5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde doğru yapılmasından sorumludur.
(4) Müdürlük, mevzuatta belirtilen yükümlülüklerinin yanında görev ve yetkilerinin ifasında, Meclis, Encümen, Başkan ve Başkan Yardımcılarına karşı sorumludur.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 11- (1)Başkanlığın amaçları, prensip ve politikaları ile ilgili mevzuat ve Başkanın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Belediye sınırları içerisinde aşağıdaki görevleri yürütür:
a) Belediye sınırları içinde kent halkının yönetime katılımını sağlamak, halkın inisiyatifini arttırmak, yerel yönetimler ve yerel demokrasiyi güçlendirerek sorunların çözümünü sağlamak,
b) Halkla ilişkilerle ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı ve kurumsal temelde sağlıklı bir halkla ilişkiler ortamı oluşturmak üzere faaliyetler yürütmek,
c) Belediye yönetiminin izlediği politikaların halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın yönetime karşı olumlu hisler beslemesini sağlanmak,
ç) Halkın yönetim hakkındaki düşüncelerini ve yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek,
d) Belediyenin faaliyet alanına giren gelişmeleri takip etmek, çalışmaları hakkında Başkan ve Başkan Yardımcısını yazılı ve sözlü sistematik olarak bilgilendirmek,
e) Tanıtım ve halkla ilişkiler konularında, Belediye dışındaki özel ve tüzelkişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlarda, Belediye´nin imajını istenilen şekilde güçlendirilmesi ve benzeri konularda Belediye menfaatini gözetme yönündeki görüşlerini belirtmek,
f) Halkı bilinçlendirici broşür, bülten, Belediye web sayfası ve benzeri çalışmaları içerik açısından yürütmek,
g) Vatandaşlardan gelen şikâyet, teklif ve benzeri konuları en kısa zamanda Belediyenin diğer birimleri ile çözüme kavuşturup ilgililere bilgi verilmesini sağlamak,
ğ) Birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak,
h) Başkanın katılacağı halkı bilgilendirici çalışmaları koordine etmek,
ı) Malatya İli ve Battalgazi İlçesi açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemek,
i) Belediyenin tanıtım çalışmalarını yürütmek,
j) İlçenin kültürel zenginliklerini arttırıcı çalışmalar,  konferans, panel, sempozyum, belgesel, film ve benzeri etkinlikler hazırlamak,
k) Başkan veya bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının vereceği diğer görevleri yapmak.
(2)Müdür, 10 uncu maddede belirtilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, Başkanlık Makamı ile Başkanın görevlendirdiği Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.
Halkla İlişkiler Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 12-(1) Halkla ilişkiler biriminin görevleri şunlardır:
a) Belediye çalışmalarının kamuoyundaki etkilerinin değerlendirilmesini yapmak,
b) Vatandaşlar tarafından Başkanlığa gönderilen her türlü ihbar, şikâyet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
c) 09.10.2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde bilgi ve belgeye erişilmesi işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
ç) Her türlü imkândan yararlanılarak, ilçenin millî, manevî, tarihî, kültürel, sanatsal ve turistik değerlerinin yurt içi ve yurt dışında tanıtımı, bu amaç ve kapsamla yurt içinde ve yurt dışında seminer, sempozyum, kongre, fuar, sergi, festival, yarışma, gösteriler ve benzeri faaliyetlerin düzenlenmesi veya düzenlenmiş olanlara katılımın sağlanması, bu yönde faaliyet gösteren yerli veya yabancı, kamu veya özel kurum, kuruluş, topluluk ve kişilerin desteklenmesi, yönlendirilmesi ve bunlar arasında gerekli işbirliğinin sağlanması, bu tür faaliyetlerin ilçede yapılmasının özendirilmesi, ödül verilmesi çalışmalarının yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
d) Yukarıda belirtilen faaliyetlerin kolaylaştırılması ve geliştirilmesi amacıyla bu faaliyetleri yürüten, yönlendiren kitle iletişim veya ulaştırma kurumları ile yakın ilişki içinde bulunmak ve kamuoyunu etkileyebilecek konumda bulunan kişi, kurum, kuruluş, topluluk veya bunların temsilcilerini davet edilmesi ve ağırlanması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
e) İlçeyi yurt içi ve yurt dışında tanıtmak için gerekli yayın, doküman ve malzemenin hazırlanması, satın alınması ve dağıtılması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak, kurumun düzenlediği etkinliklerde gerekli hazırlıkları yaparak sinevizyon gösterilerini düzenlemek,
f) Belediye hizmetlerinin, alt yapısının, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek,
g) Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin ve yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek,
ğ) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen iş ve işlemler ile ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek,
h) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin, kurumsal kültüre uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlamak, ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek,
ı) Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar ve benzeri ile Belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak bir araya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek,
i) Belediye´nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve Belediye´nin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek,
j) Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak,
k) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,
l) Belediye´nin gerek içe gerekse dışa dönük olarak kullanacağı amblem, logo ve benzeri her türlü baskılı malzemelerini kurum kimliği esasları açısından incelemek, çalışmaların kurum kimlik ve imajını geliştirici olması yönünde öneriler geliştirmek,
m)Vatandaşlardan gelen telefon, e-posta, faks, şahsen ya da basın yolu ile yapılan başvuruları ilgili birimlere yönlendirmek, başvuru sahiplerini bilgilendirmek,
n) Mer´i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,
o) Vatandaşlar tarafından Başkanlığa gönderilen her türlü ihbar, şikâyet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
ö) İlçeyi yurt içi ve yurt dışında tanıtmak için gerekli yayın, doküman ve malzemenin hazırlanması, satın alınması ve dağıtılması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak, kurumun düzenlediği etkinliklerde gerekli hazırlıkları yaparak tanıtım faaliyetlerini düzenlemek,
p) Kamuoyundan yansıyan şikâyet ve görüşlerin tespit, takip ve değerlendirme çalışmalarını yapmak,
r) Başkanlıkça verilecek brifing ve toplantıların organizasyonunu yapmak,
s) İlçedeki muhtarlıkları ziyaret etmek, bölge sakinlerinin dilek ve isteklerini yerinde tespit etmek, bir değerlendirmeye tabi tutarak ilgili birimlere ulaştırmak,
ş) Belde sakinlerinin ihtiyaçlarını ve hizmetlerimiz ile ilgili görüşlerini tespit etmek üzere anket ve benzeri çalışmaları yapmak,
t) Belediye çalışmaları ile ilgili olarak Başkanlık Makamının onayı doğrultusunda yerli ve yabancı kişi ve kuruluşlarla iyi ilişkiler kurulması ve geliştirilmesi amacıyla gerekli çalışmaları yapmak,
u)Belediyenin faaliyet ve hizmetlerinin kamuoyuna duyurulması ile kamuoyundan yansıyan şikâyet ve görüşlerin tespit, takip ve değerlendirmeleri çalışmalarını yapmak.
Basın Yayın Takip Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 13-(1)Basın Yayın Takip Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a) Şehir içi özel gezi ve çalışma denetimlerinde Başkan´a refakat etmek,
b) Vatandaş isteklerini ilgili birimlere ulaştırmak,
c) Belediye çalışmalarının tanıtımı maksadıyla ilgili olarak gerekli kamera ve fotoğraf çekimleri yapmak, çekilen kamera görüntüleri ve fotoğrafların arşivlenmesini sağlamak,
ç) Belediyede çeşitli Halk Meclislerini organize etmek ve bu toplantılara iştirak etmek,
d) Belediyenin başlatmış olduğu çeşitli kampanyaların afiş ve broşürlerini hazırlamak,
e) Belediye faaliyetlerinin tanıtımı için gerekli pankartları hazırlatmak,
f) Belediye çalışmalarını takip etmek ve bu çalışmalar hakkında basına gerekli bilgiyi vermek,
g) Belediyeyi ve Belediye faaliyetlerini tanıtıcı bültenler hazırlamak,
ğ) Vatandaşların dileklerini dinlemek ve taleplerine çözüm aramak,
h) Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde gerekli işlemleri yürütmek,
ı) Halk Meclisi toplantılarına ilgili birim Müdürlerinin iştiraklerini sağlamak,
i) Belediye faaliyetlerinin halka duyurulması için çeşitli törenler tertip etmek,
j) Halka açık görüşmelerde düzeni sağlamak ve halkın taleplerini kaydederek değerlendirme işlemini yapmak,
k) Belediyenin yapacağı toplantıların halka, ilgililere ve basına duyurulmasını sağlamak,
l) Başkanın basın toplantılarını organize etmek,
m) Basında belediye ve belediye faaliyetleri ile ilgili olarak çıkan haberleri takip etmek, bunların doğruluğunu araştırmak ve bu haberlerden Başkanlığın ve ilgili birimlerin haberdar olmasını sağlamak.
(2) Basin Yayın Takip Birimi iş ve işlemlerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak yapar:
a) Gazete haberleri tarama/arşivleme
b) Olay izleme; Haber ve resim toplama/arşivleme
c) Bilgi ve Haber Yayma:
ç) Haber bülteni hazırlama ve dağıtma (resim dâhil) arşivleme
d) Gazete/dergi çıkarma
e) Basın toplantısı düzenleme/arşivleme
g) Haber ve şikâyetlere yanıt verme/arşivleme
ğ) Toplantı düzenleme
h) Tahakkuk ve Personel İşlemleri
ı) Müdürlüğün tahakkuk işlerini düzenli yürütmek
i) Birim içi personel ilişkileri 
İletişim Merkezinin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 14 - (1) İletişim Merkezinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a) Kişilerden dilekçe, e-posta, telefon ve benzeri yollarla gelen talep ve şikâyetleri ilgili birimlere iletmek,
b) Belediye internet sitesi üzerinden iletişim platformu vasıtasıyla gelen şikâyetleri almak, ilgili birimlere iletmek ve sonuçlarını şikâyetçiye ve Kalite Yönetim Sistemleri birimine iletmek,
c) Şahsi olarak gelen kişileri talep ve şikayetleri konusunda ilgililere yönlendirmek,
ç) Kişilerin talep ve şikâyetlerini haftalık ve aylık periyotlar halinde Başkanlık Makamına veya ilgili Başkan Yardımcısına sunmak,
d) Her hafta tüm dilek ve şikâyetlerin tutulduğu dosyanın incelenerek muhataplarından bilgi almak, sonuçlanmayan taleplerle konusunda ilgililerin bilgilendirilmesini sağlamak, haftada bir dosyanın kontrol edilerek cevaplanmamış olan dilek ve şikâyetler hakkında birim amirine bilgi vermek, yapması gereken işlemler hakkında bilgi alıp amirinin verdiği direktifleri yerine getirmek,
e) Talep veya şikayette bulunan kişinin telefon numarasını da alarak ilgili kişiyi iki gün içerisinde olumlu ya da olumsuz sonuç hakkında bilgilendirmek,
f) İletişim merkezine ulaşan tüm başvuruları değerlendirerek elde edilen veriler doğrultusunda kaynakların daha verimli kullanılmasına hizmet etmek,
g) Belediyeye bağlı birimlerin genel haberleşme ve santral hizmetlerini sağlamak.
Evrak Kayıt ve Arşiv Biriminin görevleri
MADDE15- (1)  Müdürlüğe gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin, tarih ve sayılarına göre kayda alınarak izlenir. Kaydı yapılan evrak, yetkili tarafından ilgilisine havale edilir. Personel, yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur. 
Personelin görevleri
MADDE 16-
(1) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve talimatlar doğrultusunda gereken özen ve sürati göstererek  yapar.
(2) Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm yetkileri kullanır.
(3) Personel iş ve işlemlerden amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur.
(4) Personel, görev tanımında yer almayan ancak amirleri tarafından göreviyle alakalı verilecek diğer görevleri de yerine getirir.
DÖRDÜNCÜBÖLÜM
Planlama, Koordinasyon ve Uygulama
Planlama
MADDE 17-(1) ) Müdürlükteki iş ve işlemler, Stratejik Plana bağlı kalınarak yıllık plan doğrultusunda yürütülür.
Koordinasyon
MADDE 18- (1) Personel arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
(2)Müdürlüğün yazışmaları Başkanın veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, Belediyenin diğer birimleriyle olan yazışmaları Müdürün imzası ile de yürütülebilir. İmza yetkisi devri hükümleri bu fıkradan istisnadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Ortak Hükümler
Genel sorumluluklar
MADDE19 -(1)Müdürlükte görevli personeller;
a) Görevlerini mevzuata uygun olarak yerine getirirler,
b) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,
c) Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit davranır,
ç) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
d) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,
e) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,
f) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,
g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,
ğ) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,
h) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,
ı) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder.

ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE20- (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük
MADDE21- (1) Bu Yönetmelik hükümleri, 5393 sayılı Kanunun 18 inci maddenin (m )Bendi gereği Battalgazi Belediye Meclisinin onayından sonra Belediye Başkanı’nın imzası ile yayınlanarak yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 22- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Battalgazi Belediye Başkanı yürütür